Výběr účetní kanceláře je pro vaše podnikání naprosto stěžejním rozhodnutím. Odbornost, svědomitost i umění komunikace vaší účetní kanceláře může obrovským způsobem ovlivnit nejen vaše finanční výsledky, ale také celkový pocit a radost z podnikání. Změna účetní kanceláře tak může být rozhodující krok.
Spousta podnikatelů nicméně se změnou účetní váhá, přestože se stávající účetní spokojena není. Většinou ze snahy vyhnout se nepříjemné administrativní zátěži. Pokud vám ale spolupráce nepřináší vše, co byste potřebovali a chtěli, stojí za to se nad změnou zamyslet. Vaše podnikání totiž právě tato konkrétní spolupráce ovlivňuje naprosto zásadně.
Pojďme si společně přiblížit, kdy a proč o změně uvažovat, a jak k ní prakticky přistoupit, pokud se pro ni rozhodnete.
Třeba i pro vás bude tato změna krokem, který dodá nový impuls vašemu podnikání.
Podle čeho si mám vybírat účetní kancelář? A proč je to důležité?
V ideálním případě by účetní měli sledovat nejnovější přístupy tak, aby jejich rozhodnutí a rady byly v souladu s tím, co je pro vás v danou chvíli (v rámci možných pravidel) nejlepší.
Měli by být spolehliví. Dobří účetní s vámi vždy včas a otevřeně komunikují, případnou chybu přiznají a zejména co nejlépe napraví.
Aktivní přístup ze strany vašich účetních a daňových poradců může být vaše obrovská konkurenční výhoda. Měli by s vámi aktivně komunikovat o tom, jak k podnikání přistupujete, kde vidí potenciál pro změny v procesech tak, aby se Vám podnikatelsky lépe dařilo.
V dnešní době je obrovskou výhodou také možnost digitálních přístupů k úložištím pro klienta tak, aby předávání dokladů bylo co nejméně zatěžující a eliminovaly se zatoulané doklady.
Proberte s novou kanceláří své potřeby – vykazování, přehledy, přístupy, očekávání do budoucna. Ujistíte se tak, že vybraná kancelář investuje do vhodných účetních programů, které rozvoj vašeho podnikání nebudou ani v budoucnu omezovat.
Vsaďte na zastupitelnost
Svěřit své podnikání do rukou jediné účetní je často osobně milá varianta, která se však ve chvíli, kdy z jakéhokoli důvodu není dostupná či schopná práci vykonávat, může proměnit ve slušný podnikatelský bolehlav. Pokud se chcete vyhnout osobnímu řešení této situace, je fajn vsadit na účetní kancelář, kde za nemocnou Báru nastoupí Martina, aniž byste to poznali nebo museli řešit.
Chtějte odbornost
Spousta rozhodnutí souvisejících s účetnictvím zabrousí spíše do odbornosti daňové. Je tak dobré vsadit na účetní kancelář, která má vlastního či úzce spolupracujícího daňového poradce. Drobné nuance v rozhodnutích učiněných s vědomím daňových souvislostí vám totiž mohou ušetřit opravdu dost peněz.
Ale v první řadě je to o lidech. Vyberte si spolupráci s účetní kanceláří, kde vám jednoduše sedí lidi, kteří v ní pracují a kteří ji zastupují. Kanceláře, kde se budete chtít příjemně, jsou také nespornou výhodou.
Kdy je nejlepší období na změnu účetní?
Ideálním obdobím pro změnu účetní kanceláře je přelom roku. Pravá chvíle pro toto rozhodnutí tedy přichází v listopadu.
Nejčastěji jsou výpovědní lhůty dvouměsíční, a při výpovědi podané v listopadu vám původní účetní dopracuje ještě prosinec (který se zpracovává v lednu), a ukončí tak celý 2022. Do roku 2023 už můžete vkročit s účetní novou.
Přechod lze samozřejmě realizovat také kdykoli jindy, nicméně právě přelom roku nám poskytuje organizačně nejsnazší příležitost pro tuto změnu.
Rozhodli jsme se. Co mám nyní pro změnu udělat?
1. Vyberte si novou účetní kancelář a sjednejte si s nimi podmínky spolupráce
Tipy pro to, co v nových účetních hledat, jsme už probrali výše.
Vyžádejte si cenovou nabídku šitou na míru vaším potřebám. Proberte osobně vše, co budete potřebovat dovysvětlit. A nezapomeňte, že nejnižší cena logicky nemusí znamenat nejlepší služby. Dejte na odbornost, programové a IT zázemí podle potřeb vašeho podnikání i jednoduše dobrý pocit ze spolupráce s konkrétními lidmi.
Proberte společně vaše konkrétní potřeby a očekávání tak, aby vám spolupráce opravdu dávala vše, co od ní můžete chtít a znamenala pro vaše podnikání tu nejlepší podporu.
2. Zjistěte, jakou máte sjednanou výpovědní dobu s původní účetní
Zjistěte si, jakou výpovědní dobu jste si sjednali ve smlouvě s vaše aktuální účetní – tu bude třeba ve většině případů dodržet. To nicméně neznamená, že byste nemohli změnit účetní dříve, jen po vás v případě, kdy neodcházíte pro porušení smlouvy z jejich strany, mohou chtít i po výpovědní dobu stále platit, byť by už reálně účetnictví nezpracovávali.
3. Podejte výpověď
Ukončení spolupráce není krokem složitým, postačí velmi jednoduchá výpověď. Protože vám přechod velmi ulehčí, pokud bude vaše původní účetní dobře spolupracovat, určitě je lepší (pokud je to možné) odchod předem osobně probrat, vysvětlit a dohodnout se společně na konkrétních okolnostech přechodu tak, aby byl pro všechny co nejsnazší.
4. Dohodněte si vše podstatné
- – Jak to bude s daňovými přiznáními?
- – Do kdy platí jejich plná moc?
- – Kdy a jak vám předá potřebné podklady a jaké to konkrétně budou?
Co mám tedy dojednat a chtít po původní účetní?
1. Jak to bude s účetní závěrkou a daňovými přiznáními?
Dohodněte se (písemně), jak to bude se zpracováním a podáním daňových přiznání. Tato se zpracovávají v prvním čtvrtletí roku 2023, původní (vypovězená) smlouva je tak všechny nepokryje.
- Vypracuje účetní ještě účetní závěrku včetně příloh k účetní závěrce?
- Zpracuje ještě přiznání k dani z příjmů za rok 2022?
- Zpracuje ještě přiznání k DPH za prosinec (příp. 4Q)?
- Zpracuje ještě přiznání k dani silniční?
To vše pro vás samozřejmě může již zařídit i účetní nová. Je nicméně dobré si v tom, kdo má jaké povinnosti, udělat předem jasno, aby se vám nestalo, že na jakoukoli tuto povinnost zapomenete.
Pokud necháte zpracování na původních účetních, je dobré si navíc přesně stanovit, jestli příslušná přiznání také podá na finanční úřad.
2. Jaké dokumenty a zálohy máte chtít?
Při předání účetnictví byste měli od původní účetní dostat kompletní účetní dokumenty. Jejich převzetí už většinou může zajistit nová účetní, abyste měli přechod jednodušší. Je nicméně dobré mít přehled o tom, které dokumenty má původní účetní povinnost předat. Jsou to zejména tyto:
- Hlavní knihu
- Účetní deníky
- Inventarizaci rozvahových a podrozvahových účtů
- Účetní směrnice a účtový rozvrh
- Zůstatky účtů za uplynulé účetní období
- Účetní rozvahy
- Knihu pohledávek a knihu závazků
- Obraty výsledkových účtů
- Minulá přiznání k dani z příjmů, z přidané hodnoty, k silniční dani, …
- Případně účetní doklady za rozpracované období
- Veškeré účetní doklady za všechna předchozí období
- Elektronickou zálohu účetních dat z IS (fleška)
A pokud vám účetní dělala i mzdovou agendu, navíc budete chtít předat zejména:
- Mzdové listy
- Pracovní smlouvy
- Platové výměry
- DPP, DPČ
- Prohlášení poplatníka
- Potvrzení o studiu, ZTP
- Kopie rodných listů dětí
- Smlouvy o úvěru na bydlení a smlouvy o životních pojistkách
- Zůstatky z dovolených, průměry pro mzdové náhrady dovolené zaměstnanců
- Potvrzení o zdanitelných příjmech z předchozího roku
- Dle rozsahu činností případně i „Personální složku“ s termíny zákonných školení, zkoušek BOZP apod.
Dále budete chtít v souvislosti se mzdovou agendou:
-
Vyhotovit a podat finančnímu úřadu vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických (právnických osob)
-
Vyplnit Evidenční list důchodového pojištění
-
Písemně oznámit úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením (pokud zaměstnává více jak 25 lidí v pracovním poměru)
-
Vystavit zaměstnancům potvrzení o zdanitelných příjmech
Při předání a převzetí je vhodné mít předávací protokol, který bude podrobně popisovat předávané dokumenty, a bude podepsaný oběma stranami. Předejte tak zbytečným nedorozuměním.
Zároveň byste měli dostat také elektronickou zálohu všech dat. Užitečné je také vyžádat si vytištěné sestavy pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu, okresní správy sociálního zabezpečení, zdravotních pojišťoven a ostatních kontrolních úřadů.
3. Na co ještě nezapomenout?
Na konci procesu nezapomeňte původní účetní zrušit přístup do datové schránky a ukončit její plnou moc na Finančním úřadě, Správě sociálního zabezpečení a zdravotních pojišťovnách.
A vzhůru do nové spolupráce!
Ke změně účetní pravděpodobně přistupujete proto, že původní spolupráce vám již nevyhovuje či nestačí. Proberte tedy s novou účetní kanceláří své potřeby a očekávání tak, abyste si předem stanovili, jak má spolupráce fungovat, a co od ní potřebujete.
Nová účetní kancelář Vám zřejmě připraví plnou moc pro zastupování na finančních a jiných úřadech, aby spolupráce byla co nejvíce efektivní. Většina komunikace tak půjde i přímo přes jejich datové schránky, a vám se administrativně zase trošku odlehčí.
S novou účetní firmou je potřeba se domluvit, které účetní sestavy bude potřebovat, na datu, dokdy je bude potřebovat a které sestavy si ponecháte u sebe v archivu pro případnou kontrolu.
Dobře zvolenou novou účetní kancelář poznáte i podle toho, že vás aktivně a spolehlivě provede všemi kroky spojenými se změnou účetních, nenechá vás na nic zapomenout, a postará se o to, abyste toho museli sami řešit naprosté minimum.
A o to přece jde v rámci této spolupráce nejvíce. Zpřehlednit, zjednodušit a podpořit vaše podnikání tak, abyste se vy mohli věnovat jen tomu, co je pro vás nejvíce podstatné
Vidíte? Není to tak složité, pokud chcete přejít k nové účetní, neváhejte si vybrat právě TaxCounting. Kontaktujte nás. Změna účetní je výzva, kterou zvládneme.