ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost TaxCounting, s.r.o., IČO 087 96 238, se sídlem 28. října 3388/111, 702 00 Ostrava – Moravská Ostrava, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, pod sp. zn. C 80892 (dále také „My“) jako správce osobních údajů Vás jako uživatele našich webových stránek https://taxcounting.cz/ a zákazníky, informuje o níže popsaném shromažďování osobních údajů a zásadách ochrany soukromí.

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás důležitá, a proto se budeme v našich vztazích s Vámi vždy těmito zásadami řídit. Když využíváte naše služby, je pro nás důležité, aby pro Vás zpracování Vašich informací bylo naprosto srozumitelné, transparentní, přesné a znal/a jste všechna Vaše práva.

V těchto Zásadách ochrany osobních údajů („Zásady“) vysvětlujeme:

  • jaké Vaše osobní údaje budeme zpracovávat;
  • jak využíváme získané osobní údaje a na jakém právním základu;
  • kdo má k Vašim osobním údajům přístup;
  • po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat;
  • jak Vaše osobní údaje zabezpečujeme; a
  • jaká máte ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů práva.
  1. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE BUDEME ZPRACOVÁVAT

Naše činnost spočívá v poskytování účetních a daňových služeb a služeb s tím spojených. Zpracováváme následující informace:

  • osobní údaje, které nám sdělujete při odebírání služeb, ať už Vaše, či osobní údaje vašich zaměstnanců, klientů, statutárních zástupců a obchodních partnerů. Jedná se zejména o osobní údaje vyplývající z uzavřené smlouvy na naše služby, nezbytné pro plnění z dané smlouvy a dále také, když nás kontaktujete emailem a když nám jinak dodáte nebo vyplníte určité údaje o sobě, zejména tedy, když nám poskytujete osobní údaje pro účely fakturace, správy daní, zpracování mzdové agendy a vedení účetnictví. Může se jednat hlavně o tyto kategorie osobních údajů:
    • identifikační, kontaktní a další osobní údaje – jméno, příjmení, adresa bydliště nebo sídla, doručovací adresa, datum narození, rodné číslo, vzdělání atd.
    • kontaktní údaje – e-mailová adresa, telefonní číslo, číslo účtu
    • identifikační údaje vydané státem – číslo občanského průkazu
    • další údaje nezbytné pro určení daňové, účetní a mzdové povinnosti
  • dále zpracováváme informace o Vaší aktivitě na našich webových stránkách. Návštěvou našich stránek dochází k zaznamenávání Vaší aktivity na našem webu. Využíváme technologie cookies k analyzování provozu na našich webových stránkách. Když navštívíte náš web, shromažďujeme informace o Vašem chování na webu, jako je počet navštívených stránek, délka návštěvy, navštívené stránky, opakování návštěv apod. Tyto informace nikdy nespojujeme s žádnými Vašimi osobními údaji, jako jsou údaje, které vyplníte do formulářů nebo Vaše IP adresa. Další informace o využití cookies jsou uvedené v Příloze A těchto Zásad.
  • dále zpracováváme údaje o ekonomických transakcích. Při zasílání podkladů pro správu daní, fakturaci a především pro vedení účetnictví je nutné, abychom měli informace o Vašich ekonomických transakcích a dalších obchodních vztazích.
  • zpracováváme také údaje o době vykonané práce. Pro účely zpracování mzdové agendy je třeba, abychom měli nezbytné údaje pro výpočet mzdy a stanovení zákonných odvodů a daňové povinnosti.

Rovněž se může stát, že budeme vystupovat jako zpracovatelé osobních údajů, v takovém případě vždy budeme dodržovat vzájemné povinnosti stanovené zpracovatelskou smlouvou.

  1. JAK využívÁme získané infoRmace a na jakém právním základu
  • Údaje, které nám poskytujete (sdělujete), využíváme k tomu, abychom Vám mohli poskytovat naše služby, abychom Vás kontaktovali a poskytli Vám informace, o které jste nás požádal/a. Zároveň Vaše osobní údaje potřebujeme k tomu, abychom sami splnili zákonem stanovené povinnosti a vzájemný smluvní vztah. Shromážděné informace také využíváme k tomu, abychom Vám mohli zasílat obchodní sdělení, tj. abychom Vás informovali o událostech, o chystaných změnách nebo nových službách, které poskytujeme. Údaje dále používáme v rámci poskytování smluvně sjednaných služeb, tj. při správě daní, zpracování mzdové agendy a vedení účetnictví.
  • Informace shromážděné ze souborů cookies (při návštěvě našich webových stránek) využíváme k vylepšení uživatelského prostředí webových stránek a celkové kvality našich služeb. K tomu využíváme několik služeb třetích stran (viz dále příloha A – POUŽITÍ COOKIES NA NAŠICH WEBOVÝCH STRÁNKÁCH).
  • Informace získané od třetích stran (centrální evidence exekucí, insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík) můžeme využívat při poskytování našich služeb a k ochraně našich právem chráněných zájmů.

Vaše osobní údaje zpracováváme dle výše uvedených Zásad na základě plnění vzájemné smlouvy nebo Vašeho požadavku, na základě plnění našich zákonných povinností, na základě našeho oprávněného zájmu anebo na základě Vašeho případného souhlasu, uděleného pro konkrétní zpracování (v některých případech u obchodních sdělení). Před použitím informací za účelem, který není uveden v těchto Zásadách, vždy vyhodnotíme, zda je potřebný Váš souhlas. V takovém případě Vás budeme informovat a o souhlas Vás požádáme.

Naše oprávněné zájmy, na jejichž základě zpracováváme Vaše osobní údaje, jsou založené na našem vzájemném vztahu. Naše oprávněné zájmy pro zpracování Vašich osobních údajů jsou zejména:

  • Vaše kontaktování a informování v rámci vzájemného obchodního styku, včetně případné realizace přímého marketingu a zasílání newsletterů; v případě, že jste obdrželi náš newsletter, je to z důvodu, že jste naším klientem. K tomuto používáme pouze vaši emailovou adresu a jméno a příjmení pro personalizaci sdělení;
  • zlepšování našich služeb, které Vám poskytujeme;
  • efektivní poskytování služeb zákaznické podpory; a
  • ochrana našich i Vašich právních nároků (např. v případě neproplacených faktur).

Vaše údaje využíváme v naší interní dokumentaci, ve které vedeme záznamy o tom, kde jsou Vaše osobní údaje uložené, způsoby jejich zabezpečení, zda byly Vaše údaje smazány, kdo je v rámci naší společnosti smazal a kdy, abychom byli schopni doložit náš soulad s právními předpisy na poli ochrany osobních údajů a zároveň si mohli plnit další povinnosti vyplývající z jiných právních předpisů.

Zpracování Vašich osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout a nebude to mít vliv na naše jiné vzájemné vztahy. Pokud si nejste jistí, zda byl souhlas se zasíláním takových sdělení udělen, nebo jej chcete odvolat, stačí, když nám zašlete e-mail s příslušnou žádostí na info@taxcounting.cz, případně na jinou adresu, ze které jste od nás obdrželi obchodní sdělení. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Je možné, že v případě neposkytnutí základních údajů pro poskytování našich služeb nebude možné naše služby poskytovat vůbec.

  1. KDO MÁ PŘÍSTUP K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM

Naše společnost dbá na ochranu Vašich osobních údajů, proto osobní údaje předáváme třetím stranám pouze za výše uvedenými účely, a to pouze v nezbytném rozsahu. Pokud předáváme třetím osobám Vaše osobní údaje, vždy tak činíme na základě adekvátní smlouvy s těmito osobami či na základě všeobecných podmínek, abychom mohli kontrolovat, jak s Vašimi osobními údaji třetí strany nakládají.

K Vašim osobním údajům mají přístup níže uvedení příjemci:

  • poskytovatelé cloudových nebo IT služeb – společnost PREMIER system, a.s., IČO 258 20 516, se sídle Saturnova 1197/1, 104 00 Praha – Uhříněves, která poskytuje externí účetní systém;
  • orgány státní správy dle našich zákonných povinností, zejména Finanční správa České republiky a Česká správa sociálního zabezpečení;
  • poskytovatelé externích mzdových služeb;
  • poskytovatelé právních služeb.

V případě, že máte zájem zjistit, kteří konkrétní příjemci mají k Vašim osobním údajům přístup, neváhejte se na nás obrátit.

  1. PO JAKOU DOBU BUDEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVAT A UCHOVÁVAT

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění výše uvedených účelů, pro které byly shromážděny – poskytování služeb jako vedení účetnictví, fakturaci, zpracování mzdové agendy a správu daní nebo k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních závazků, řešení sporů a právní vynucování našich dohod. Tyto potřeby se pro různé typy údajů v kontextu různých produktů a služeb mohou lišit, a proto se skutečná doba uchovávání informací může výrazně lišit.  Osobní údaje budeme zpracovávat především po dobu trvání smluvního vztahu, tedy při poskytování služeb uvedených výše.

Dále budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu stanovenou jednotlivými zákony. Mezi zákonné závazky na dobu uchovávání dat, které musíme dodržovat, patří především dle zákona o účetnictví doba úschovy účetní závěrky a výroční zprávy v délce 10 let, doba úschovy účetních dokladů, knih, odpisových plánů a dalších po dobu 5 let a účetních záznamů dokládající vedení účetnictví po dobu 5 let. Dále můžeme uchovávat osobní údaje po dobu stanovené dalšími předpisy, a to v případech, že náš smluvní vztah vyžaduje, abychom pro Vás v zákonné délce tyto dokumenty uchovávali.

  1. JAKÁ MÁTE VE VZTAHU K OCHRANĚ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRÁVA

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:

  • právo na přístup k osobním údajům;
  • právo na opravu;
  • právo na výmaz („právo být zapomenut“);
  • právo na omezení zpracování údajů;
  • právo vznést námitku proti zpracování;
  • právo na přenositelnost údajů;
  • právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.

Vaše práva jsou níže vysvětlena, abyste si dokázal/a udělat jasnější představu o jejich obsahu.

Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází k na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) ukládá nám to zákonná povinnost nebo (v) ve vztahu k osobním údajům, k jejichž zpracování jste udělil souhlas, tento souhlas odvoláte.

Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, nesmíme Vaše osobní údaje zpracovávat jinak než tak, že budeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu, včetně profilování založeného na našem oprávněném zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány. V případě námitky proti zpracování, založeného na dalších důvodech, bude tato námitka vyhodnocena a následně Vám sdělíme, zda jsme jí vyhověli a Vaše údaje nebudeme nadále zpracovávat, nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Každopádně po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.

Právo na přenositelnost znamená, že máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají a které jste nám poskytli na základě souhlasu nebo smlouvy, a které jsou zároveň zpracovávány automatizovaně, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo na to, aby byly tyto osobní údaje předány přímo jinému správci.

Právo odvolat souhlas znamená, že můžete kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám udělili. V takovém případě přestaneme zpracovávat Vaše osobní údaje na základě tohoto právního titulu, pokud již nebude existovat právní titul jiný.

Pokud máte připomínky nebo stížnost týkající se ochrany osobních údajů nebo dotaz na osobu odpovědnou za ochranu dat v naší společnosti či uplatňujete některé ze svých práv, kontaktujte prosím naši odpovědnou osobu na e-mailové adrese info@taxcounting.cz.

Na naši činnost taktéž dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete v případě Vaší nespokojenosti podat stížnost. Více se dozvíte na internetových stránkách úřadu (www.uoou.cz).

ZMĚNY ZÁSAD

Naše Zásady mohou být čas od času změněny. Všechny změny zásad ochrany osobních údajů zveřejníme na https://taxcounting.cz/ a pokud se bude jednat o významné změny, budeme Vás informovat podrobněji (v případě některých služeb můžeme změny Zásad oznamovat e-mailem). Předchozí verze těchto Zásad pro Vás archivujeme, abyste k nim měli i v budoucnu přístup.

Tyto Zásady jsou účinné od 18. 2. 2020.

 

 

PŘÍLOHA A

POUŽITÍ COOKIES NA NAŠICH WEBOVÝCH STRÁNKÁCH

  1. Co jsou to cookies

Cookies jsou malé textové soubory, které internetové stránky ukládají na Váš počítač nebo mobilní zařízení v okamžiku, kdy tyto stránky začnete využívat. Stránky si tak na určitou dobu zapamatují Vaše preference a úkony, které jste na nich provedli (např. přihlašovací údaje, jazyk, velikost písma a jiné zobrazovací preference), takže tyto údaje pak nemusíte zadávat znovu a přeskakovat z jedné stránky na druhou.

Naše společnost využívá následující cookies:

  • Statistické: _ga (2 roky), _gat (1 den), _gid (1 den).
  • Marketingové, pro účely Vaší identifikace při další návštěvě: _stid (1 rok), _stidv (1 rok).

Rovněž využíváme některé nezbytné cookies, a to za účelem správného fungování webových stránek a správu souhlasů s použitím dalších cookies. Tyto cookies nelze žádným způsobem vypnout, neboť jsou závislé na fungování webu.

Jaké cookies používáme a proč?

Naše webové stránky, tak jako ostatně téměř všechny webové stránky, používají cookies k tomu, abychom Vám mohli poskytnout co nejlepší uživatelské zkušenosti. Konkrétně naše cookies nám pomáhají k tomu, aby naše webové stránky fungovaly tak, jak byste očekávali, pomáhají zrychlit a lépe zabezpečit naše stránky a uživatelsky je vylepšit. Soubory cookies budeme uchovávat pouze po dobu nezbytně nutnou pro správný chod stránek, nejdéle však na dobu jednoho roku.

Cookies nepoužíváme k shromažďování jakýchkoliv citlivých údajů, předávání osobních údajů třetím stranám či získání provize z prodeje.

U některých cookies bohužel neexistuje způsob, jak zabránit používání těchto cookies, jinak než přestat používat naše webové stránky.

Naše webové stránky, jako ostatně většina webových stránek, také zahrnuje i funkcionality poskytované třetími stranami. Běžným příkladem je včlenění YouTube videa na stránky. Vyřazení těchto cookies pravděpodobně znemožní provoz funkcionalit, poskytovaných těmito třetími stranami.

Zároveň v rámci funkcí třetích stran využíváme Google Analytics, ovšem pouze v základním rozsahu pro tvorbu základních statistických přehledu (viz statistické cookies).

  • Jak odmítnout používání souborů cookies

Na souborech cookies jsou založeny některé funkce našich webových stránek. I v případě, že jste udělili souhlas s užíváním cookies, které sledují Vaše chování na webových stránkách, můžete jejich užívání následně blokovat. Pokud se rozhodnete soubory cookies blokovat, nebudete se pravděpodobně moci přihlásit nebo tyto funkce používat a může dojít ke ztrátě předvoleb, které jsou na souborech cookies založené. Používání souborů cookies lze nastavit pomocí Vašeho internetového prohlížeče. Většina prohlížečů soubory cookies automaticky přijímá již ve výchozím nastavení. Soubory cookies lze pomocí Vašeho webového prohlížeče odmítnout nebo nastavit užívání jen některých souborů cookies.

Informace o prohlížečích a o způsobu nastavení předvoleb pro soubory cookies můžete nalézt na následujících webových stránkách:

Účinný nástroj pro správu souborů cookies je též k dispozici na stránkách http://www.youronlinechoices.com/cz/

Společnost TaxCounting, s.r.o. je zapsaná v obchodním rejstříku vedeným Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. C 80892

Zásady ochrany osobních údajů